Statuts de l’ERIAC

L’UR comprend des membres qui contribuent à ses missions. Ces membres sont permanents, temporaires ou associés.

Membres permanents 

Les membres permanents sont les personnels, fonctionnaires ou agents en contrat à durée indéterminée, affectés à l’UR.

Ils incluent :

• les enseignants-chercheurs titulaires et assimilés rattachés à l’UR à titre principal et justifiant d’une activité ou d’une production scientifique dans les axes de l’UR, au titre du projet labellisé et ceux/celles recrutés au cours du contrat de site pluriannuel et affectés dans l’unité de recherche ;
• les chercheurs appartenant à un organisme public de recherche rattachés à l’UR et justifiant d’une activité ou d’une production scientifique dans les axes de l’UR ;
• les personnels BIATSS affectés à titre principal à l’UR, au titre du projet labellisé et ceux recrutés au cours du contrat de site pluriannuel et affectés dans l’unité de recherche ;
• les enseignants relevant d’autres types d’établissement, titulaires d’un doctorat, rattachés à l’UR à titre principal et justifiant d’une activité ou d’une production scientifique dans les axes de l’UR.

Membres temporaires

Les membres temporaires comprennent :

• les personnels administratifs et techniques affectés à l’UR et ayant un contrat de travail à durée déterminée ;
• les enseignants-chercheurs et chercheurs en contrat à durée déterminée effectuant leur recherche au sein de l’UR ;
• les attachés temporaires d’enseignement et de recherche (ATER) effectuant leur recherche au sein de l’UR ;
• les doctorants inscrits dans l’établissement de tutelle et sous la direction ou la co-direction d’un membre permanent de l’UR ;
• les professeurs émérites, les maîtres de conférences habilités à diriger des recherches (HDR) émérites et les maîtres de conférences émérites, poursuivant leur recherche au sein de l’UR.

Membres associés

Les membres associés apportant une contribution à l’UR sont les membres ne correspondant pas aux catégories de membres permanents ou temporaires :

• les enseignants-chercheurs titulaires et assimilés, rattachés à titre principal à une autre unité de recherche,
• les ATER doctorants inscrits auprès d’une autre unité de recherche,
• les personnes en convention de collaboration temporaire,
• les personnalités extérieures dont la qualité scientifique est reconnue.

Lors de son rattachement à l’UR, chaque membre indique le ou les axes de recherche auxquels il souhaite contribuer.

La commission de la recherche de l’Université peut être saisie des refus de rattachement prononcés par le Conseil de l’unité.

Membres permanents

Dans le cadre de la première affectation d’un enseignant-chercheur ou chercheur au sein de l’établissement de tutelle, le rattachement à l’UR est défini par le profil du poste déterminé par les instances compétentes de l’établissement de tutelle.

L’appartenance des membres permanents, enseignants-chercheurs ou chercheurs, est confirmée lors de la validation du projet scientifique ou ultérieurement par décision du directeur de l’UR après avis du  Conseil de l’UR, réuni en formation restreinte aux membres de grade équivalent ou supérieur, lors de l’évaluation HCERES.

Nul enseignant-chercheur ou chercheur ne peut être membre permanent de plus d’une unité de recherche.

Les personnels administratifs et techniques sont affectés à l’UR par l’autorité hiérarchique de l’établissement d’affectation de l’agent.

Membres temporaires

Le profil du poste déterminé par les instances compétentes de l’établissement de tutelle définit l’UR de rattachement des enseignants-chercheurs, chercheurs et ATER relevant de la catégorie des membres temporaires.

Les doctorants sont rattachés à l’UR à raison du rattachement en qualité de membre permanent de leur directeur ou co-directeur de thèse à celle-ci.

Les enseignants-chercheurs émérites sont rattachés à l’UR auprès de laquelle l’éméritat leur a été accordé par les instances et autorités compétentes.

Les personnels administratifs et techniques relevant de la catégorie des membres temporaires sont affectés à l’UR par l’autorité hiérarchique de l’établissement d’affectation de l’agent.

Membres associés

Le rattachement des membres associés est réalisé lors de la validation du projet scientifique ou ultérieurement par décision du directeur de l’unité après avis du Conseil de l’unité, en raison notamment de la pertinence et de la cohérence du projet scientifique du demandeur avec les axes de recherche de l’UR et de son adéquation avec les missions de service public de celle-ci. Lorsque la demande émane d’un enseignant, enseignant-chercheur ou chercheur relevant d’un corps de la fonction publique, le Conseil de l’unité émet son avis en formation restreinte aux membres de grade équivalent ou supérieur.

Les enseignants-chercheurs et chercheurs ayant la qualité de membre associé peuvent demander, après au moins une année passée au sein de l’UR, à y être rattachés en qualité de membre permanent.

Les enseignants-chercheurs et chercheurs ayant la qualité de membres permanents peuvent demander, après au moins une année passée au sein de leur UR de rattachement, à être rattaché en qualité de membre permanent à une autre UR, de l’établissement de tutelle ou d’un autre établissement.

Le rattachement en qualité de membre permanent visé à l’article A-1-1 est arrêté par le conseil académique sur proposition du Conseil de l’unité et avis du conseil scientifique de l’UFR ou son équivalent.

Le rattachement en qualité de membre associé est décidé par le Conseil de l’unité. Le Conseil académique de l’établissement de tutelle ou leur équivalent, siégeant en formation restreinte peut être saisi des refus de rattachement prononcés par le Conseil de l’unité.

Le projet de recherche porté par l’unité, dans le cadre du renouvellement du contrat de site dont elle relève, inclut une liste des membres qui figure en Annexe n°1 du présent règlement intérieur.

Les responsables des axes sont précisés au moment du dépôt de dossier d’évaluation (cf. organigramme de l’UR, Annexe n°2).

Au cours du contrat, la liste des membres de l’unité évolue en fonction des recrutements et des départs, après avis du Conseil de l’unité et sous réserve de la validation par l’Université :

• les personnels recrutés par l’établissement de tutelle et affectés à l’UR en deviennent automatiquement membres permanents ou temporaires ;
• toute autre personne souhaitant devenir membre de l’UR en fait la demande au directeur de l’UR qui soumet celle-ci à l’approbation du Conseil de l’unité.

Une liste des personnels est transmise à la direction de l’UR par la Direction de la Recherche de l’Université une fois par an pour vérification.

La qualité de membre se perd en cas de mutation, détachement, démission, départ en retraite, fin de contrat, révocation, radiation des cadres de l’établissement d’origine.

En cas de changement de situation d’un membre permanent ou temporaire, le Conseil de l’unité peut examiner l’opportunité de son rattachement en qualité de membre associé.

L’assemblée générale est composée de tous les membres de l’unité.

L’établissement de tutelle est invité (président ou directeur, le ou les vice-présidents Recherche et la Direction de la Recherche) à l’assemblée générale.

Le directeur de l’UR peut y inviter toute personne qu’il jugera utile.

L’assemblée générale adopte le règlement intérieur de l’UR et toute modification de celui-ci.

L’assemblée générale entend le rapport d’activité et le bilan financier annuels de l’UR, les projets des responsables des axes et, plus généralement, toute information concernant l’évolution de la recherche et de son environnement.

Elle élit le directeur et le directeur-adjoint de l’unité lors du renouvellement du contrat de site pluriannuel, qui sera proposé à la tutelle pour nomination.

En vue du renouvellement du contrat de site pluriannuel, l’assemblée générale discute sur le projet de l’UR et désigne le porteur de projet.

Lorsque l’assemblée générale est amenée à se prononcer sur un point, elle délibère à la majorité absolue des membres permanents présents ; les membres temporaires et les membres associés ont voix consultative.

Les votes ont lieu à bulletins secrets si au moins un membre permanent présent en fait la demande.

L’assemblée générale de l’unité est réunie au moins deux fois par an, sur convocation du directeur, qui fixe l’ordre du jour, ou du directeur-adjoint, adressée au moins deux semaines avant sa tenue.

L’ordre du jour définitif doit être adressé au plus tard cinq jours avant la tenue de l’assemblée par courrier électronique à chaque membre de l’UR. 1/5^e des membres de l’UR peuvent demander l’inscription à l’ordre du jour d’une question traitant de la vie de celle-ci. La demande doit être faite par courrier électronique au directeur au moins 8 jours avant la date de l’assemblée.

En tant que de besoin, le président de l’université peut convoquer la tenue d’une assemblée générale.

Le directeur de l’unité peut convoquer une assemblée générale extraordinaire de l’unité de sa propre initiative en tant que de besoin ou à la demande écrite d’un tiers des membres permanents.

L’assemblée générale est présidée par le directeur ou, à défaut, par le directeur-adjoint.

Les décisions sont prises à la majorité des membres permanents en exercice présents ou représentés. Seuls les membres permanents ont voix délibérative, les membres temporaires et associés ayant voix consultative. Les votes électifs ont lieu à bulletin secret. Nul ne peut détenir plus d’une procuration.

Par exception, pour l’élection du porteur de projet, le collège électoral de l’assemblée générale est élargi aux membres non permanents élus au Conseil de l’unité. Les candidatures sont adressées au moins 8 jours avant la tenue de l’assemblée. Pour être élu au premier tour, un candidat doit obtenir la majorité absolue des voix des membres composant le collège électoral spécial présents ou représentés. Si cette exigence n’est pas satisfaite, un deuxième scrutin est immédiatement organisé. Dans ce cas, est élu directeur, le candidat qui a obtenu la majorité des suffrages exprimés.

Le directeur établit et assure la diffusion d’un relevé de délibérations dans les 15 jours de la tenue de l’assemblée.

Il est constitué des membres suivants :

• de membres permanents :
  • membres de droit : le directeur, le directeur adjoint, les responsables d’axe (en cas de binôme, un titulaire et un suppléant sont désignés par le conseil du laboratoire) ;
  • collège Professeur et Maître de conférences HDR : cinq professeurs ou maîtres de conférences HDR, membres permanents, élus, autres que des responsables d’axe représentant les cinq sections du CNU représentées dans l’équipe (8è, 11è, 12è, 14è, 17è) ;
  • collège des maîtres de conférences non titulaires de l’habilitation à diriger des recherches : quatre maîtres de conférences, membres permanents, élus, autres que les responsables d’axe ;
  • collège des personnels BIATSS : deux représentants élus des personnels BIATSS attachés à l’unité ;
• de membres temporaires et associés :
  • deux doctorants élus parmi les doctorants de l’unité
  • un membre temporaire ou associé qui n’est pas doctorant

Le mandat court pour la durée du contrat pluriannuel.

Hormis les membres de droit, les membres du Conseil de l’unité sont élus au scrutin de liste à la proportionnelle au plus fort reste.

En Annexe n°3, figure la liste des membres du Conseil de l’unité de l’UR.

Cette liste est mise à jour annuellement et autant que de besoin, par la direction de l’UR.

Sont électeurs et éligibles :

• les membres permanents au sein de l’UR ;
• les membres temporaires participant à l’activité de l’UR sous réserve d’une ancienneté d’au moins 6 mois dans l’UR ;
• les membres associés participant à l’activité de l’UR sous réserve d’une ancienneté d’au moins 12 mois dans l’UR.

Les électeurs votent pour les membres du collège auquel ils appartiennent. Le vote par procuration est autorisé. Un électeur peut être porteur de 2 procurations.

Les membres sont élus à la majorité des suffrages exprimés et sont rééligibles. Un membre de droit ou élu qui quitte l’UR ne fait plus partie du Conseil et une élection partielle est organisée en vue de son remplacement pour la durée du mandat restant à courir.

Le Conseil de l’unité contribue à définir la politique scientifique de l’UR, qui s’inscrit dans les engagements du contrat de site pluriannuel.

Le Conseil est tenu informé de l’ensemble des ressources financières et des contrats de recherche conclus au nom de l’UR.

Il adopte le budget prévisionnel et approuve le bilan financier de l’UR.

Il approuve la politique de recrutement de l’UR en établissant, notamment, les profils de recherche des postes à pourvoir et classe les demandes de postes d’enseignants-chercheurs et de personnel de soutien à l’UR.

Il propose à l’assemblée générale toute modification du règlement intérieur de l’UR.

Il est consulté sur la politique des contrats de recherche concernant l’UR, la politique de formation par la recherche et sur toutes mesures relatives à l’organisation et au fonctionnement de l’UR susceptibles d’avoir une incidence sur la situation et les conditions de travail du personnel.

Le Conseil peut en outre être consulté sur toute autre question concernant l’UR.

Le Conseil reçoit communication du relevé des décisions ou propositions du CAC, de la CR, de la CDSR, qui le concerne.

Le Conseil de l’unité est présidé par le directeur ou, à défaut, par le directeur-adjoint.

Il est réuni autant que de besoin et au moins une fois par semestre sur convocation du directeur ou à la demande écrite d’au moins un tiers de ses membres. Les réunions peuvent être organisées par visioconférence.

Le directeur arrête l’ordre du jour de chaque séance. Les membres en sont informés au moins huit jours avant la réunion. L’insertion d’autres points à l’ordre du jour peut être effectuée à la demande d’un tiers des membres du Conseil de l’unité. Le directeur peut inviter à chaque Conseil de l’unité toute personne qu’il jugera utile en fonction de son expertise et de l’ordre du jour.

Tout membre du conseil peut donner procuration à un autre membre du conseil. Un membre du conseil peut être porteur d’une seule procuration.

Les délibérations sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés des membres présents ou représentés. Elles sont prises par vote à main levée sauf :

• à la demande d’au moins 1/3 des membres présents,
• vote à caractère nominatif.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés, étant entendu que nul ne peut détenir plus d’une procuration. En cas de binôme, les responsables d’axe disposent d’une seule voix.

Le directeur établit, signe et assure la diffusion, dans un délai d’un mois, d’un relevé de conclusions, après approbation par les membres du Conseil de l’unité. Un exemplaire de ces conclusions est mis en ligne sur le site de l’UR. Une copie est transmise à la Direction de la Recherche.

Le directeur est un enseignant-chercheur ou assimilé habilité à diriger des recherches, en poste à l’Université de Rouen Normandie et membre permanent de l’unité.  Il est nommé par le président de l’université sur proposition de l’assemblée générale.

Les candidats doivent déposer leur candidature, comportant une profession de foi, au moins 15 jours avant l’élection. Le candidat expose son projet à l’assemblée générale.

Le mandat de directeur est renouvelable une fois, exception faite dans le cas d’absence d’autre candidature après les deux mandats.

Lors du début du contrat de site pluriannuel, le porteur de projet élu par l’assemblée générale de l’UR, conformément à l’article A-2-3, est confirmé en qualité de directeur par l’assemblée générale selon ses modalités de vote ordinaire.

Le calendrier électoral est fixé pour permettre au directeur élu de coordonner l’élaboration du projet pour le nouveau contrat et permettre sa labellisation. Son mandat débute à la fin du mandat précédent.

Le directeur est nommé pour la durée du contrat par l’Université après avis de la Commission de la Recherche pour assurer la direction scientifique, administrative et financière de l’UR.

En cas de démission, de vacance de la fonction, d’empêchement prolongé ou de décès du directeur en cours de mandat, une élection est organisée dans les trois mois.

Le président nomme un directeur par intérim jusqu’à la désignation d’un nouveau directeur. Le nouveau directeur remplace l’ancien pour la durée restante du mandat.

Le mandat du directeur peut être remis en cause si les 2/3 des membres permanents de l’UR en font la demande écrite au président de l’Université. Dans ce cas, une assemblée générale exceptionnelle est convoquée et présidée par le président. Un vote est organisé dans cette assemblée une fois que les différentes parties se sont exprimées. Le président peut prononcer la révocation du directeur après avis de l’assemblée générale. Dans ce cas, un directeur par intérim est nommé par le président de l’Université et chargé d’organiser de nouvelles élections.

Le directeur de l’unité met en œuvre le contrat pluriannuel.

À cet effet :

• il coordonne et supervise la dynamique scientifique, la valorisation et la communication des activités de l’UR ;
• il met en place, assure et est responsable du bon fonctionnement des instances règlementaires de l’UR ; à cette fin, il organise notamment les élections du Conseil de l’unité ;
• il veille à l’application des règles d’hygiène et de sécurité au sein de l’unité ;
• il met en œuvre le dispositif de protection du patrimoine scientifique et technique (PPST) ;
• il propose les modifications du règlement intérieur de l’UR.

Le directeur peut proposer au Conseil de l’unité de nommer des personnes chargées d’une mission spécifique et créer tout groupe de travail qu’il juge nécessaire.

Le directeur représente l’unité dans les différentes instances de l’Université et l’UFR. Il préside le Conseil de l’unité et l’assemblée générale.

Il établit et entretient les relations institutionnelles ou conventionnelles de l’UR avec les tiers.

Le directeur de l’unité élabore le budget prévisionnel annuel et fait les arbitrages nécessaires après avis du Conseil de l’unité.

Par délégation du président de l’Université, il exécute le budget de l’unité.

Il présente, au moins annuellement, à l’assemblée générale un rapport d’activité et un bilan financier.

Le directeur de l’unité pilote la gestion des ressources humaines de son UR :

• il propose au Conseil de l’unité les profils de poste et les priorités de recrutement ;
• il participe à la définition des profils de recrutement de l’ensemble des personnels de l’UR en lien avec l’UFR et donne son avis sur les titularisations après avis du Conseil de l’unité ;
• il est responsable des personnels de l’UR placés sous son autorité en collaboration avec les autres directeurs d’unité du site de Mont-Saint-Aignan pour ceux dont les postes sont mutualisés ;
• il participe aux recrutements de l’ensemble des personnels administratifs et techniques de l’UR ;
• il donne son avis sur tous les recrutements par contrat ;
• il donne son avis sur les propositions d’avancement des personnels ingénieurs, techniciens et administratifs de son UR.
• il transfère aux membres de l’assemblée ou au Conseil de l’unité les informations qui lui sont communiquées par la présidence ou la Direction de la Recherche ou tout autre service ; il communique, en particulier et autant que nécessaire, au Conseil, le relevé des décisions ou propositions du CAC, de la CR, de la CDSR.

Un ou deux directeurs-adjoints sont proposés par le directeur de l’UR sur avis de l’assemblée générale et nommés par le président de l’université Rouen Normandie.

Le directeur-adjoint est élu parmi les membres permanents de l’unité en poste à l’Université de Rouen Normandie dans les mêmes conditions de scrutin que le directeur.

S’il n’est pas membre du Conseil de l’unité, il en devient membre de droit avec voix délibérative.

Le directeur-adjoint assiste le directeur, notamment dans ses missions de représentation.

Il supplée le directeur pour l’exécution des affaires courantes de l’UR en son absence, notamment en cas de vacance de la fonction de direction.

Les conditions d’accès aux SI de l’UR sont définies par la Politique de Sécurité du Système d’Information (PSSI) de l’Etat, précisée au besoin par la PSSI propre à l’établissement de tutelle.

Il est en cohérence avec le dispositif de protection du potentiel scientifique et technique (PPST) de l’UR.

En tout état de cause les personnes non concernées par les activités de l’UR ne peuvent avoir accès aux systèmes d’information de l’UR sans l’autorisation du Directeur de l’UR.

Les personnes qui ont accès aux SI de l’UR doivent, au préalable, avoir pris connaissance des chartes informatiques de l’université de Rouen Normandie, disponible sur la page du numérique.

L’utilisation des moyens informatiques de l’UR est soumise aux dispositions des chartes relatives au système d’information adoptées par l’établissement hébergeur.

Cette utilisation se fait dans le respect des documents d’application de la PSSI quand ceux-ci sont diffusés par le Responsable Sécurité du Système d’Information de l’établissement hébergeur.

Un CSSI (correspondant de la sécurité des systèmes d’information) est désigné par le directeur de l’UR. Son rôle est :

• d’assister et conseiller le directeur d’UR dans l’élaboration du plan d’action de mise en œuvre de la PSSI opérationnelle de l’UR et du suivi de sa mise en œuvre ;
• d’informer et sensibiliser les personnels travaillant dans l’UR pour la mise en œuvre des consignes de sécurité des systèmes d’information ;
• de rendre compte des incidents de SSI au RSSI et au directeur de l’UR ;
• de relayer les mesures d’application de la PSSI de l’établissement hébergeur ;
• d’évaluer avec le RSSI les besoins de SSI spécifiques aux activités et projets de l’UR.

En cas de départ, le membre de l’UR doit faciliter la transmission de l’accès  aux systèmes d’information auxquels il avait accès et nécessaire à la poursuite des missions de l’UR, de l’établissement de tutelle et de leurs engagements.

Conditions et règles d’utilisation des équipements et moyens collectifs ou mutualisés

• Salle A 600 : l’utilisation de la salle A 600 est soumise à l’autorisation préalable du directeur de l’unité.

Toute personne quittant l’UR doit restituer l’ensemble des équipements mis à sa disposition dans le cadre de ses fonctions.

Toute indisponibilité consécutive à la maladie des personnels BIATSS doit, sauf cas de force majeure, dûment être justifiée et signalée au Directeur de l’IRIHS dans les 24 heures. Sous les 48 heures qui suivent l’arrêt de travail l’agent doit produire un certificat médical.

Elles sont régies par le statut des fonctionnaires de l’Etat, et notamment pour les agents de l’université, par la circulaire  n°2002-168 du 2 août 2002, et rappelées dans la charte du temps de travail / les textes spécifiques à chaque employeur.

Il lui incombe de veiller à la santé physique et mentale, à la sécurité et à la protection des agents placés sous son autorité et d’assurer la sauvegarde des biens dont il dispose ainsi qu’à la préservation de l’environnement. Pour cela, il doit mettre à disposition des agents les moyens humains, techniques et financiers permettant de garantir des conditions de travail sûres.

À ce titre, il est tenu de réaliser et réactualiser annuellement l’évaluation des risques professionnels de son UR, en collaboration avec l’assistant de prévention. De plus, il s’assure de l’établissement de  la fiche individuelle d’exposition aux risques professionnels pour chacun des personnels exposés.

Les problématiques relevant de la santé et de la sécurité au travail sont traitées au moins une fois par an au sein du Conseil du laboratoire.

Il nomme, après avis du Conseil de l’unité, un Assistant de Prévention (AP), placé sous son autorité qui l’assiste et le conseille dans le domaine de la prévention et de la sécurité. La décision de nomination est visée par la tutelle.

La nomination d’un assistant de prévention est sans incidence sur le principe de responsabilité du Directeur de l’UR.

Il est nommé par lettre de mission signée par le Président de la tutelle ainsi que par le directeur de l’UR après avoir reçu la formation initiale obligatoire en la matière.

Cette lettre de mission est accompagnée d’une lettre de cadrage définissant son champ d’intervention et le temps qu’il consacrera à ces missions.

L’Assistant de prévention est placé sous la responsabilité du directeur de l’UR. La désignation d’un assistant de prévention n’exonère en rien le directeur de l’UR de la responsabilité et du respect et de la mise en œuvre des règles d’hygiène et sécurité.

Les assistants de prévention (AP) assistent le directeur de l’UR dans la mise en œuvre des règles d’hygiène, de sécurité et santé au travail.

Ils participent à la démarche d’évaluation des risques professionnels et à l’élaboration du document unique (DUERP) et à la mise en place de la politique de prévention au titre de la tutelle.

Après sa nomination, l’assistant de prévention doit prendre contact avec le Direction de la Prévention des Risques, qui l’accompagnera dans les différents dossiers dont il a la charge.

Le rôle de conseil et d’assistance porte sur la démarche d’évaluation des risques, la mise en place d’une politique de prévention ainsi que sur la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité dans l’UR.

En collaboration avec le service en charge de la sécurité incendie de l’UR, le directeur de l’UR doit nommer des chargés d’évacuations.

Cette liste est mise à jour annuellement et autant que de besoin, par la direction de l’UR.

• Equipiers de 1^re intervention :
• Chargés d’évacuation (guide-file, serre-file) :

De plus, des agents volontaires au sein de l’UR doivent être formés à la manipulation d’extincteur et auront pour mission, après formation, d’intervenir en cas de départ d’incendie.

Conformément à la législation en vigueur, les unités de travail se doivent de réaliser une évaluation des risques adaptée à leur activité. Cette évaluation doit être retranscrite sur le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUEVRP) disponible au secrétariat de l’UR.

Le DUEVRP après visa du Directeur de l’UR est mis à jour régulièrement au moins une fois par an. Il est transmis / après visa du Directeur de la composante ou du service aux services de prévention de la tutelle suivant un calendrier prédéfini. Il sert d’appui à la rédaction du plan d’action de l’Etablissement/ et de la composante.

Les agents bénéficient d’un suivi médical dont la périodicité est définie par le médecin de prévention (tous les 5 ans minimum ou surveillance médicale particulière en fonction de l’exposition à des risques déterminés et / ou de l’état de santé de l’agent).

Le Directeur doit veiller à ce que chaque agent de son UR se présente aux convocations du service de médecine de prévention.

Les modalités de surveillance médicale des agents de l’UR sont confiées au Service de Médecine de Prévention des personnes (SMPP) de l’université de Rouen Normandie.

Le médecin de prévention assure la surveillance médicale des agents (visites médicales obligatoires, visites sur demande de l’agent, examens complémentaires, surveillance des personnels à risques, aménagement des postes de travail) et consacre une partie de son temps à l’étude du milieu professionnel.

L’organisation des secours relève de l’UR. Les règles établies en la matière par l’UR s’appliquent à l’UR.

Le Directeur de l’UR doit immédiatement être informé de tout accident de service, de trajet ou de mission d’agent travaillant dans son UR. Une déclaration doit être faite auprès de l’employeur dans les 48h suivant l’accident.

Un registre santé sécurité au travail est mis à la disposition du personnel BIATSS par l’IRIHS et des autres personnels par l’UR afin de consigner toutes les observations et suggestions relatives à la prévention des risques et à l’amélioration des conditions de travail. Il permet également de signaler tout incident ou accident survenu dans l’UR. Le registre existe sous deux formats :

• Informatisé : rsst.univ-rouen.fr

Un registre de signalement de danger grave et imminent, ouvert au timbre du CHSCT compétent, doit être mis à la disposition des agents : le Directeur de l’UR doit porter à la connaissance des agents l’emplacement de ce registre dans l’établissement hébergeur et s’il y a lieu, en mettre un à disposition. Il est disponible à la Direction de la Prévention des Risques – bâtiment 26 – 4^e étage.

Les situations de travail isolé doivent rester très exceptionnelles (exemple : plan de continuité du service) et être gérées de façon à ce qu’aucun agent ne travaille isolément en un point où il ne pourrait être secouru à bref délai en cas d’accident.

Il appartient au Directeur de l’UR de mettre en œuvre une organisation du travail et une surveillance adaptée pour prévenir les situations de travail isolé, et, à défaut, de délivrer des autorisations de travail hors temps ouvrable, assujetties à l’obligation d’être au minimum deux en tenant compte des règles applicables dans les locaux définis par l’établissement hébergeur.

L’introduction d’animaux domestiques dans les locaux est strictement interdite.

En application des articles L.3512-8 et L.513-6 du code de la santé publique, il est interdit de fumer ou de vapoter sur les lieux de travail.

Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans l’UR en état d’ébriété.

La consommation de boissons alcoolisées dans les locaux de travail est interdite sauf autorisation exceptionnelle du Responsable de l’établissement hébergeur.

Le Directeur de l’UR doit retirer de son poste de travail toute personne en état apparent d’ébriété sur un poste dangereux pour sa santé et sa sécurité, ainsi que pour celles des autres personnes placées à proximité et il doit en informer l’employeur et le service médical.

Il est interdit à toute personne en état d’ébriété de conduire un véhicule, qu’il soit de service ou personnel.

Les travaux de l’UR constituent par définition des activités confidentielles.

Par conséquent, les personnels de l’UR sont tenus de respecter la confidentialité de toutes les informations de nature scientifique, technique ou autre, quel qu’en soit le support, ainsi que de tous les produits, systèmes logiciels, méthodologies et savoir-faire ou tout autre élément ne faisant pas partie du domaine public dont ils pourront avoir connaissance du fait de leur séjour au sein de l’UR, des travaux qui leur sont confiés ainsi que de ceux de leurs collègues.

Cette obligation de confidentialité reste en vigueur tant que ces informations ne sont pas dans le domaine public.

En l’absence de tout autre accord équivalent déjà signé, les personnels non permanents accueillis dans l’UR doivent impérativement signer un engagement personnel de confidentialité à leur arrivée.

Pour toute présentation et tout échange sur les travaux et résultats de recherche de l’UR avec des partenaires publics et/ou privés, la signature d’un accord de secret (NDA) entre les parties concernées est fortement recommandée. La direction recherche et valorisation de l’université de Rouen Normandie doit être contactée à cet effet.

L’obligation de secret ne peut faire obstacle à l’obligation qui incombe aux chercheurs affectés à l’UR d’établir leur rapport annuel d’activité pour l’organisme dont ils relèvent, cette communication à usage interne ne constituant pas une divulgation au sens des lois sur la propriété industrielle.

Les dispositions du présent article ne peuvent pas non plus faire obstacle à la soutenance d’une thèse ou d’un mémoire par un chercheur, un boursier ou un stagiaire accueilli à l’UR qui pourra se faire le cas échéant à huis clos.

Les règles déterminant la classification du niveau de confidentialité des informations et des systèmes d’information, les règles de marquage des documents et de cartographie des systèmes d’information, ainsi que les règles concernant les mesures de protection applicables à ces informations et systèmes d’informations sont détaillées par la PSSI opérationnelle de l’UR.

Représentant légal de l’établissement tutelle, le Président de l’université Rouen Normandie est le responsable du traitement des données personnelles. Le directeur de l’UR est co-responsable des traitements mis en œuvre au sein de son UR.

Ils mettent en œuvre des mesures organisationnelles appropriées pour s’assurer et être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD).

Un référent Protection des données est mis en place dans l’UR : benoit.roux@univ-rouen.fr

Il est l’interlocuteur privilégié des membres de l’UR pour toute question relative à la protection des données, et assure le relai entre l’UR et le DPO de l’établissement tutelle.

Pour l’université de Rouen, le DPO est joignable à l’adresse dpo@univ-rouen.fr.

De plus amples informations sont disponibles sur la page web du DPO de l’établissement tutelle.

Les données de la recherche sont l’ensemble des informations et matériaux produits et reçus par des équipes de recherche et des chercheurs. Elles sont collectées et documentées à des fins de recherche scientifique. A ce titre, elles constituent une partie des archives de la recherche. Cela concerne donc les données brutes, les données traitées ou dérivées et les données publiées.

La politique de gestion des données de recherche a pour objectif de permettre aux chercheurs de répondre aux questions pratiques et juridiques que pose la gestion des données de recherche aux différentes phases d’un projet de recherche.

Cette politique de gestion des données de recherche concerne :

• La collecte des données par l’UR lors d’enquêtes ou d’expérimentations ;
• La production de données par l’UR à partir de données obtenues auprès de tiers (soit auprès de fournisseurs, soit sur une plateforme d’Open Data) ;
• L’élaboration des scripts de traitement ou des algorithmes, les codes sources par l’UR pouvant être considérés comme des données.

L’UR mettra en place un plan de gestion des données de la recherche permettant de déterminer comment  utiliser, traiter, stocker, préserver, archiver, diffuser, publier et partager les données de la recherche dans les projets de l’UR.

Le directeur de l’UR coordonne la politique de communication interne et externe de l’UR en cohérence avec la politique de communication de l’établissement de tutelle.

Nonobstant les dispositions de l’article ….., les projets de publications/communications envisagés par des auteurs membres d’une UR sont portés à la connaissance du directeur de l’UR qui vérifie le cas échéant la compatibilité avec les dispositions contractuelles des conventions dans le cadre desquelles ces publications sont réalisées.

En outre, toute publication et communication doit respecter la législation en vigueur et notamment concernant :

• la collecte et le traitement de données à caractère personnel (déclaration auprès du Délégué à la protection des données choisi par l’UR via le Référent Protection des données) ;
• les droits d’auteurs sur les textes, images, sons, vidéos…
• et tout droit de propriété intellectuelle plus largement.

Cas des stagiaires :

Le stagiaire accueilli dans le cadre d’une UR exerce toujours ses activités sous le contrôle d’un responsable de stage, membre de l’unité de recherche. Son responsable de stage doit le cas échéant attirer l’attention du Directeur de l’UR sur les risques inhérents à la diffusion des informations contenues dans le projet de rapport, et particulièrement s’il porte sur un sujet sensible. Le Directeur de l’UR exigera la validation du rapport de stage avant toute diffusion externe.

Les personnels ne peuvent en aucun cas utiliser ni faire référence aux dénominations sociales, logos ou aux marques de la tutelle à toute autre fin que la communication scientifique, sans autorisation préalable exprès et écrite de la tutelle.

Cette demande d’autorisation doit être présentée au chargé de communication de l’établissement de tutelle dont dépend l’UR.

La création de sites internet, de blogs et autres diffusions sur internet concernant les travaux d’un ou plusieurs personnels de l’UR doit faire l’objet d’une autorisation du Directeur de l’UR ainsi que du représentant de la tutelle de l’UR.

Il est rappelé dans l’installation et la gestion d’un serveur « www » que le Directeur de l’UR est responsable en tant qu’éditeur de l’information délivrée par le serveur de son UR.

De manière analogue à une publication traditionnelle, un serveur doit avoir « un Directeur de publication » qui assure la responsabilité de l’information qui est accessible sur le serveur. Cette fonction ne peut être assurée que par le Directeur de l’UR. Un serveur doit respecter les lois sur la presse et tous les moyens de diffusion plus classiques ainsi que la PSSI de l’établissement hébergeur et son document d’application aux sites web.

Le site web doit faire mention du nom de l’hébergeur.

La diffusion d’informations sur les travaux de l’UR est autorisée seulement sur le site internet officiel de l’UR après accord du Directeur de l’UR et, le cas échéant, dans le respect des dispositions contractuelles des conventions dans le cadre desquelles ces publications sont réalisées.

Le correspondant de formation de l’UR contribue auprès du Directeur de l’UR au recueil et à l’analyse des besoins de formation et à la définition des objectifs.

Il prépare les différentes étapes de la conception du plan de formation de l’entité, de son déroulement et de son évaluation, en liaison avec les conseillers RH/formation de la tutelle.

Le plan de formation est transmis au service des ressources humaines de la tutelle.

Le correspondant de formation informe les personnels des actions de formation susceptibles de les intéresser, les assiste et les conseille dans leurs démarches en lien avec le responsable hiérarchique de chaque agent.

Avant tout entrée au sein de l’UR, tout doctorant doit obligatoirement :

• être inscrit pédagogiquement et administrativement auprès du service des études doctorales dont relève l’UR.
• avoir signé la charte des thèses en vigueur ;

Les doctorants doivent assister aux réunions organisées par l’UR pour les accueillir et les informer.